Category Management

PROBLEM

Bolaget misstänkte att det fanns en outnyttjad besparingspotential inom indirekta inköp.

LÖSNING

En kategorianalys av de största inköpen samt en ny upphandling av dessa kategorier. För att säkerställa att besparingarna realiserades utvecklades en inköpspolicy som CFO och inköpscontroller följer upp.

RESULTAT

Bolaget klarade att hålla en riktigt hög avtalstrohet och kunde realisera en 30% besparingspotential.

UTMANING

Att strukturera det stora antalet inköp i kategorier, förhandla nya kontrakt samt etablera en policy internt för att bolaget fullt ut skulle kunna realisera besparingarna.

PROJEKTBESKRIVNING

Grossistbolaget hade en lång historik av att pressa kostnaderna på deras direkta inköp men samtidigt hade man valt att inte fokusera på indirekta inköp, ett område där man spenderade miljoner varje år. Det faktum att bolaget inte hade någon övergripande kategoriansvarig för de indirekta inköpen hade lett till att ledningen misstänkte att det fanns en stor besparingspotential att se över de indirekt inköpen. Tillsammans med ansvariga för de olika kostnadsområdena utvärderades 21 olika produktområden för deras besparingspotential och möjlighet att förbättra utan att negativt påverka verksamheten.

Totalt sammanställdes och klassificerades över 100 000 inköp från 2 700 leverantörer. Besparingspotentialen för de olika grupperna bedömdes vara så mycket som 30% för vissa områden. Tillsammans med bolagets inköpscontroller upphandlade Claesson Konsult en ny leverantör för några av de största inköpskategorierna.

För att säkerställa att verksamheten realiserade besparingarna krävdes att de nya avtalen användes som de var avsedda, för att uppnå detta tog Claesson konsult fram en ny inköpspolicy. Den nya inköpspolicyn etablerades i verksamheten där CFO tog ägandeskapet. Till sin hjälp utsågs en ansvarig controller för att följa upp verksamhetens avtalstrohet och koordinera de olika leverantörskontakterna för att säkerställa att besparingarna realiserades.

AKTIVITET & KOSTNADSDRIVARE

Kartläggningen baserades på en kvantitativ kartläggning av hur företagets kostnadsstruktur ser ut i kombination med en kvalitativ bedömning av besparingspotentialen och genomförbarheten av besparingar.

Inköpspolicyn och det nya inköpsansvaret skapades utifrån tankarna om inköparens roll som en nod i relationerna mellan användare och leverantör. Som en nod har inköparen ansvar att förstå verksamhetens behov och hur den kan spara pengar samtidigt som den ska förstå leverantörens verksamhet och hur de kan spara pengar för att tillsammans dela på mesta möjliga mervärde med minsta möjliga värdeläckage.

FLER CASE

[ess_grid alias=”case_claesson”]