Kravställning av outsourcingprocess

PROBLEM

Bolaget befinner sig i en snabb expansionsfas och har valt att outsourca hela löneprocessen för att frigöra tid för kärnverksamheten. De genomförde outsourcingen utan att först utveckla en tydlig kravspecifikation. Ett år in på kontraktet har de nu en löneprocess som inte fungerar och där de själva måste göra stora delar av processen för att säkerställa kvaliteten.

LÖSNING

Tillsamman med bolaget tog vi fram en heltäckande kravspecifikation på hur leverantören måste hantera deras löneprocess för att möjliggöra ett effektivt flöde. Vi omförhandlade även kontraktet i syfte att bättre återspegla den nya kravspecifikationen.

RESULTAT

Leverantören har nu en god förståelse för bolagets affärslogik och därmed också deras kravspecifikation. Löneprocessen hänger nu bättre ihop med övriga processer samt är både snabbare och mer effektiv. Totalt har kostnaden för löneprocessen minskat med över 50%. (Effektivare interna processer och ett lägre pris från leverantören.)

UTMANING

Att i en entreprenörsdriven verksamhet med hög tillväxt kunna detaljera processkrav ner på rutinnivå.

PROJEKTBESKRIVNING

I projektet utgick vi från vår modell för att utvärdera outsourcing lösningar.

 

Modellen gav oss svar på frågor som:

  • Vilken servicenivå är det organisationen kräver?
  • Vilka beroenden finns mellan löneprocessen och övriga processer i värdekedjan?
  • Hur väl fungerar löneprocessen och vad är grundorsaken till kvalitetsproblemen?
  • Hur skall vi definiera roller & ansvar?
  • Har outsourcingleverantören kvalitetssäkrat processen med robusta rutinbeskrivningar?

 

Efter genomförd utvärdering kunde vi ta fram en kravspecifikation. Nästa steg blev att genomförda ett antal workshops med både bolaget och leverantören i syfte att skapa en gemensam bild av problemställningen och den nya kravspecifikationen.

Resultatet från genomförda workshops blev en för bolaget och leverantören gemensam åtgärdsplan.

Sista steget i projektet vart att omförhandla kontraktet i syfte att bättre återspegla den nya kravspecifikationen. Detta omfattade även en omförhandling av prisbilden.