Processorientering av geografiskt spridd verksamhet

PROBLEM

Verksamheten finns på 13 geografiska orter i Sverige. Arbetssättet skiljde sig åt mellan avdelningar och huvudkontor. Det fanns även stora skillnader i sättet att leda avdelningarna. Olikheterna medförde att resultatet av verksamhetens arbete blev olika beroende på var i landet det utfördes. Medarbetare inom organisationen upplevde en hög arbetsbelastning.

LÖSNING

Lösningen blev att införa och etablera ett Lean-inspirerat och processorienterat arbetssätt i organisationen, både på huvudkontor och avdelningar runt om i landet för att likrikta och standardisera arbetet, utjämna arbetsbelastningen och ge kunderna samma service oavsett var i landet de befinner sig.

För att likrikta ledning och styrning samt för att underlätta resursplaneringen av verksamheten har ledningsgrupperna utbildats i ett antal verktyg som syftar till att få en bättre kontroll av de arbetsuppgifter och volymer som avdelningen skall hantera.

RESULTAT

Resultatet är ett etablerat Lean- och processorienterat arbetssätt i organisationen. Definierade processer har standardiserats och likriktats för hela organisationen. Samtliga medarbetare på de avdelningar där utrullning skett har utbildats i det nya processorienterade arbetssättet.

En processorganisation har upprättats med definierade roller, ansvar och arbetsuppgifter. Processorganisationen består av ca 60 utbildade processcoacher med ansvar för att vidmakthålla processarbetet, ta vara på innovationer samt driva förbättringsarbetet inom organisationen. Organisationen upplever en transparens i arbetet, tydliga arbetsprocesser och en minskad arbetsbelastning. Förståelsen för varandras arbetsuppgifter har ökat.

Utmaning

Utmaningen var att finna de processer som var möjliga att standardisera och utforma dess börprocesser, samt att konceptualisera projektet på ett sådant sätt att implementeringen kunde genomföras på en förhållandevis kort tid i förhållande till den stora omfattningen, samt att uppnå en bestående förändring

PROJEKTBESKRIVNING

Ett team bestående av medarbetare från organisationen och konsulter fick uppdraget att ta fram, utbilda och implementera det ny Lean-inspirerande och processorienterade arbetssättet. Projektet genomfördes i fyra faser Förberedelse, Pilot, Konceptualisering och Utrullning.

Förberedelsefasen syftade till att beskriva och definiera arbetsprocesserna som skulle ingå i det nya arbetssättet, ta fram verktyg för att leda och resursplanera på avdelningarna, ta fram en Lean-inspirerad och processorienterad utbildningsplattform samt att lägga grunden för en processorganisation med processcoacher som skulle driva det framtida förbättringsarbetet. Pilotfasen syftade till att testa det nya arbetssättet samt att utbilda medarbetare i ett Lean- och processtänk på två utvalda avdelningar. Detta för att skapa erfarenhet och justera och förbättra delar i det nya arbetssättet.

I fasen Konceptualisering skapades ett mer standardiserat koncept av samtliga delar i förberedelsefasen för att sedan kunna implementera detta på de 11 resterande avdelningar i organisationen. I Utrullningsfasen låg fokus på förändringsledning för att säkerställa att medarbetare och avdelningar hade rätt förutsättningar för att kunna ta emot konceptet Denna fas syftade också till att utbilda vissa medarbetare för att organisationen själva skulle kunna införa konceptet på de 7 avdelningar som återstod när vi som konsulter lämnade över projektet till verksamheten.

Processorientering