Den outnyttjade Shared Service-potentialen

PROBLEM

I koncernen fanns ett ökat tryck på kostnadsbesparingar och därmed hur den administrativa hanteringen i samtliga länder skulle effektiviseras.

LÖSNING

Genom en utvärdering av befintlig SSC-struktur identifierades möjligheter att effektivisera och stärka verksamhetens leveransförmåga genom uppbyggnad av ett ledningssystem med tydlig Lean-koppling.

RESULTAT

Besparingar omkring 30% identifierades och en uppskalning av verksamheten möjliggjordes.

Utmaning

Att simultant klara av både intern utveckling och extern expansion kräver kontrollerad styrning och ledning genom ett skräddarsytt ledningssystem.

PROJEKTBESKRIVNING

Koncernen genomförde för tre år sedan en konsolidering av administrativa processer/ arbetsuppgifter som en del av ett större besparingsprogram. Målet för arbetet var att samla administrativa uppgifter i en Shared Service struktur och genom standardisering och skalfördelar uppnå en högre effektivitet.

I takt med koncernens expansion har hanteringsvolymen i dagens SSC-struktur ökat och därmed bemanningen. Genom denna ökning fanns en svårighet att överblicka hur väl de principer som centrat grundades på efterlevdes. Det fanns ett ökat tryck på kostnadsbesparingar i hela koncernen och därmed hur den administrativa hanteringen i samtliga länder skulle effektiviseras. Om administrativa processer skulle lyftas in i den svenska SSC-strukturen behövde en översyn av dagens verksamhet i Sverige göras för att kunna garantera leveransförmåga och att det fanns en robust plattform som kunde ta emot en ökade volymer.

Förstudien identifierade att det inom befintlig SSC-struktur fanns stora möjligheter att öka kvalitet och flexibilitet genom att etablera ett ledningssystem med starka Lean-influenser. Uppbyggnad av ledningssystemet genomfördes i tre tydliga projektfaser där ansvar och ägarskap över nya processer och rutiner successivt övergick till kund. Parallellt med detta togs också en implementeringsplan fram för hur förbättringsinitiativ och identifierade besparingar omkring 30% skulle realiseras över tid. Till viss del återinvesterades besparingarna i verksamheten för att bygga upp en robust plattform som kunde hantera ökade volymer.

Genomlysningen av dagens SSC-struktur resulterade i ett nytt ledningssystem med starka Lean-influenser. Besparingar omkring 30% identifierades och en uppskalning av verksamheten möjliggjordes genom att sätta kvalitet, utveckling och ständiga förbättringar i fokus

FLER CASE

[ess_grid alias=”case_claesson”]