Kostnadseffektiva och ändamålsenliga arbetsplatser efter pandemin

PROBLEM

Inom en av Sveriges större regioner arbetar medarbetarna till en högre utsträckning på distans till följd av pandemin och ”det nya normala”. Detta medför att beläggningsgraden för de administrativa arbetsplatserna i regionen sjunkit till att vara knappt hälften jämfört med vad lokalerna dimensionerats för. En hög grad av outnyttjade lokaler samt att arbetssätt och mandat för administrativa arbetsplatser upplevdes otydligt innebar att det fanns ett behov av att tydliggöra roller, mandat och beslutsvägar kopplat till administrativa arbetsplatser i syfte att säkerställa kostnadseffektiva, flexibla och ändamålsenliga lokaler.

LÖSNING

Förslag på ny organisations- och ansvarsstruktur togs fram där den primära förändringen innebar en ny ansvarsfördelning till parter som arbetar närmare sakfrågan. Det för att möjliggöra att beslut fattas på lägsta effektiva nivå samt för att korta ledtider och öka flexibiliteten. Vidare genomfördes en översyn av ekonomisk ersättningsmodeller för gemensamma arbetsplatser och projektet tog även fram vägledande principer i syfte att ge stöd för att uppnå ändamålsenliga, kostnadseffektiva och flexibla lokaler/arbetsplatser. En omvärldsanalys genomfördes dessutom i syfte att fånga trender kopplat till framtidens arbetsplats och vilka faktorer som bidrar till att arbetsgivare uppfattas som attraktiva.

RESULTAT

Projektet resulterade i en konkret handlingsplan för att säkerställa kostnadseffektiva, flexibla och ändamålsenliga lokaler/arbetsplatser. Handlingsplanen bestod av tre huvudspår kopplat till roller och ansvar, vägledande principer och ersättningsmodeller. Det togs även fram rekommendationer för nästa steg och en sammanställning över nödvändiga beslut för det fortsatta arbetet kopplat till utveckling av administrativa arbetsplatser.

UTMANING

Förhålla sig till det nya normala och utvecklingen av framtidens arbetsplatser medan vi fortfarande befinner oss mitt i det samt identifiera grundorsakerna till regionens utmaningar med administrativa lokaler/arbetsplatser. Det för att i sin tur föreslå en lämplig lösning för att regionen i framtiden ska kunna arbeta flexibelt för att kunna säkerställa kostnadseffektiva och ändamålsenliga lokaler i en föränderlig värld.

Uppdraget omfattade en översyn av befintlig organisation för koncerngemensamma administrativa lokaler/arbetsplatser och förslag på ny organisationsstruktur. Även roller, ansvar och mandat definierades samtidigt som beslutsvägar för olika typer av frågor kopplat till administrativa arbetsplatser tydliggjordes. Den primära förändringen innebar en ny ansvarsfördelning till parter som arbetar närmare sakfrågorna för att möjliggöra att beslut fattas på lägsta effektiva nivå och därmed minska ledtiderna. Vidare genomfördes en översyn av ekonomisk ersättningsmodeller för gemensamma arbetsplatser och projektet tog även fram vägledande principer i syfte att ge stöd och vägledning för att uppnå ändamålsenliga, kostnadseffektiva och flexibla lokaler/arbetsplatser. Principerna kategoriserade utifrån tre områden: organisation, ekonomi och arbetsmiljö. Dessutom genomförde projektet en omvärldsanalys utifrån vad den senaste forskningen och studier säger om framtidens arbetsplats utifrån det nya normala och hur trenderna ser ut utifrån ett arbetsgivare- såväl som arbetstagare perspektiv. Baserat på omvärldsanalysen genomfördes en gapanalys för att säkerställa att VGR möter framtidens behov avseende arbetsplatser.

 

Resultat

Projektet resulterade i en konkret handlingsplan för det fortsatta arbetet kopplat till administrativa arbetsplatser, samt rekommendationer och nödvändiga beslut för nästkommande steg. Handlingsplanen bestod av tre huvudspår kopplat till roller och ansvar, vägledande principer och ersättningsmodeller:

 

– Fastställa föreslagna roller, ansvar och mandat för framtida organisation av administrativa arbetsplatser, samt tydliggöra beslutsvägar för frågor kopplat till utveckling av administrativa arbetsplatser för att kunna fatta beslut på lägsta effektiva nivå.

 

– Detaljera och implementera vägledande principer att stötta sig mot vid beslutsfattande utifrån ett antal identifierade områden. Det i syfte att uppnå kostnadseffektiva, flexibla och ändamålsenliga lokaler/arbetsplatser.

 

– Implementera föreslagna åtgärder för ersättningsmodellerna i syfte att uppnå administrativ förenkling.