Den offentliga organisationen stod inför stora demografiska utmaningar, vilket satte press på organisationens framtida ekonomiska förutsättningar. Ett politiskt beslut fattades om att frigöra betydande besparingar inom organisationens stöd- och ledningsprocesser, till förmån för kärnverksamheterna.
Lösningen blev att i en inledande fas kartlägga organisationens samtliga administrativa stödresurser och identifiera möjliga besparingspotentialer och förbättringsområden på en övergripande nivå. I nästa fas genomfördes en fördjupad analys av samtliga stödfunktioner för att konkretisera förbättringsområdena och besparingarna inom respektive stödfunktion. Utifrån förbättringsområdena arbetades konkreta åtgärdsplaner fram i syfte att realisera besparingarna.
Den fördjupade analysen pekade ut besparingspotentialer på drygt 70 miljoner kronor. Samtliga förbättringsområden för respektive stödfunktion sammanställdes i ett gediget material, vilket kompletterades med konkreta åtgärdsplaner i syfte att realisera de identifierade besparingarna. Vidare upprättades en realiseringsplan och ett förslag på hur organisationen på ett systematiskt vis skulle kunna följa upp hemtagningseffekten.
Utmaningen var att identifiera samtliga resurser och stödprocesser i en stor och decentraliserad organisation med bristfällig information om den egna stödorganisationen.
Projektets första etapp hade till syfte att kartlägga de administrativa resurserna som arbetade inom stöd- och ledningsprocesserna. Kartläggningen genomfördes genom en datainsamling där de identifierade stödresurserna fick allokera sin tid i de angivna stödprocesserna. Etapp ett kompletterades med ett omfattande intervjuarbete med chefer och relevanta nyckelpersoner för att identifiera möjliga besparingspotentialer på en övergripande nivå som baserades på framkomna förbättringsområden.
Under första etappen identifierades fyra genomgående huvudteman inom samtliga stödfunktioner:
→ Driv standardisering och digitaliseringsåtgärder inom administrativa stödprocesser genom ett tydligare ansvar och mandat för det redan etablerade gemensamma servicecentrat.
→ Samordna och konsolidera ytterligare administrativa resurser från förvaltningarna som bedriver kärnverksamheten till det gemensamma servicecentrat.
→ Inför ett processorienterat arbetssätt och etablera nyckeltal för mätning och uppföljning.
→ Se över styrning och ledning av administrativa stödfunktioner.
I projektets andra etapp fördjupades analysen med fokus på att detaljera förbättringsområdena och arbeta fram konkreta åtgärdsplaner för respektive stödfunktion. Analysen bedrevs huvudsakligen med utgångspunkt i processerna, vilka kartlades tillsammans med medarbetarna genom workshops. Utifrån processkartläggningsworkshops identifierades ett hundratal förbättringsområden, vilka låg till grund för de åtgärdsförslag som upprättades. Åtgärdsförslagen omfattade bland annat ytterligare konsolidering, eliminering av icke värdeskapande aktiviteter och automatisering av manuella arbetsuppgifter med hjälp av smartare systemstöd och RPA.
Baserat på de identifierade utvecklingsområdena och de upprättande åtgärdsförslagen etablerades en övergripande realiseringsplan för respektive stödfunktion. Realieringsplanen kompletterades med ett förslag på hur organisationen skulle följa upp och mäta de genomförda förändringarna för att säkerställa hemtagningseffekterna.
