ETABLERING AV EN LEANORIENTERAD ORGANISATIONSKULTUR

PROBLEM

Bolaget i fråga är verksamt inom energisektorn och stod inför en rad nya utmaningar så som prispress, konkurrens från nya aktörer och omställning till förnybar energi. Utmaningarna medförde nya krav på den operativa verksamheten för att leverera ett ökat kundvärde.  Bolaget arbetade sedan tidigare funktionsorienterat och upplevde en avsaknad av en tydlig överblick av den faktiska processen och bristfällig kommunikation mellan involverade funktioner.

LÖSNING

Angreppsättet utgick från fyra genomförandefaser med syfte att etablera en leanorienterad kultur för att möjliggöra fortsatt utveckling och realisering av förbättringsinitiativ. Därtill etablerades en operativ modell för att säkerställa en effektiv process för förbättringsarbete.
Fas 1 – Identifiering av pilotprocesser.
Fas 2 – Utbildning av verksamhetschefer inom Lean.
Fas 3 – Utbildning av leancoacher och etablering av leannätverk.
Fas 4 – Etablering av operativ modell.

RESULTAT

Projektet resulterade i att samtliga pilotprocesser etablerade en ”digital” leantavla där deltagarna samlas regelbundet för en förbättrad operationell styrning. En leanorienterad kultur etablerades inom bolaget genom både praktiska och teoretiska utbildningar. För att säkerställa en kontinuerlig utveckling inom bolaget etablerades ett tvärfunktionellt leannätverk. Flertalet förbättringsinitiativ genomfördes med hjälp av Robotic Process Automation (RPA) och där samtliga förbättringar påvisade effektivitetsförbättringar. Slutligen implementerades en operativ modell för att säkerställa ökad lönsamhet och ökat kundvärde.

UTMANING

Att säkerställa ökad lönsamhet och ökat kundvärde genom att implementera en leanorienterad kultur inom bolaget. Syftet var att skapa en grund för fortsatt processutveckling och realisering av förbättringsinitiativ, för att på kort och lång sikt hantera de utmaningar som bolaget står inför.

Bolaget som sedan tidigare har arbetat funktionsorienterat upplevde en avsaknad av en tydlig överblick av den faktiska processen och bristfällig kommunikation mellan involverade funktioner. Detta föranledde ett strategiskt beslut om etablering av ett leanorienterat arbetssätt och kultur i syfte att förbättra såväl lönsamhet som kundvärde. För att lyckas med det fanns ett behov av att implementera en leanorienterad kultur inom bolaget med syftet att säkerställa att rätt förutsättningar fanns för fortsatt processutveckling och realisering av förbättringsinitiativ. Angreppsättet för projektet utgick från fyra genomförandefaser i syfte att skapa rätt förutsättningar inom organisationen för att säkerställa att en leanorienterad kultur etablerades. Därtill etablerades en operativ modell för att säkerställa en ökad lönsamhet och ökat kundvärde.

Fas 1 – Identifiering av pilotprocesser: tre pilotprocesser valdes ut för kartläggning, utbildning av involverade medarbetare och etablering av en ”digital” leantavla vid vilken deltagarna samlas en gång i veckan för en förbättrad operationell styrning. Den ”digitala” leantavlan möjliggör för medarbetarna i processen att avlasta varandra beroende på arbetsbelastning samt i ett tidigt stadie identifiera utmaningar och utvecklingsinitiativ i syfte att hela tiden utveckla processen till det bättre. Den visuella leantavlan bidrar till och skapar ett forum för att lyfta blicken, jämna ut arbetsflöden och öka kundvärdet samt möjliggjorde dessutom att ”murar” mellan funktioner revs och att samarbetet ökade.

Fas 2 –  Utbildning av verksamhetschefer inom Lean: samtliga verksamhetschefer utbildades inom lean genom teoretisk bakgrund, praktisk tillämpning, problemlösning samt genomgång av konceptet som ständiga förbättringar, standardiserade arbetssätt, daglig styrning, mått och uppföljning m.m. Utbildningen resulterade i en ökad förståelse för vad ett leanorienterat arbetssätt innebär och ledde till att en leanorienterad kultur etablerades inom bolaget. Den leanorienterade kulturen utgör grunden för den fortsatta utvecklingen och realiseringen av identifierade förbättringsinitiativ. Genom att tillämpa Robotic Process Automation (RPA) effektiviserades flertalet processer. Sammantaget har leanarbetet resulterat i en ökad effektivitet, större kundvärde och minskad arbetsbelastning på medarbetarna.

Fas 3 – Utbildning av leancoacher och etablering av leannätverk: utvalda medarbetare utbildades i flera steg inom lean och processorienterat arbete för att säkerställa att rätt förutsättningar för den fortsatta utvecklingen finns inom respektive verksamhet. Rollen som leancoach syftar till att hålla samman utvecklingsarbetet och dagligen utveckla processerna med fokus på kvalitet och effektivitet.

Genom utbildningen har organisationen skapat en självlärande organisation likt ”train-the-trainer” konceptet. För att ständigt fortsätta utvecklas inom bolaget samt sprida kunskapen ytterligare etablerades även ett tvärfunktionellt leannätverk där samtliga leancoacher träffas för att utbyta erfarenheter och lärdomar.

Fas 4 – Etablering av operativ modell: den operativa modellen bestod av två stycken spår: en målbaserad del med fokus på nyckeltal och mätning, och en avvikelsebaserad del som fokuserar på hur verksamheterna ska identifiera och hantera avvikelser när de uppstår i den dagliga verksamheten.

Genom de fyra stegen etablerades leankonceptet både teoretiskt och praktiskt i stora delar av verksamheten och organisationen fick kunskapen och verktygen för att driva vidare stora delar av arbetet själva. På så vis kan företaget få det att bli en naturlig del av bolagets organisationskultur.