PROBLEM
Kommunen hade organiserat allt verksamhetsstöd lokalt i respektive förvaltning och bolag. Detta har medfört stora variationer i utförandet, så som i kompetens, kvalité med höga kostnader som följd.
Kommunalt servicecenter
LÖSNING
Lösningen blev att konsolidera kommunkoncernens alla Ekonomi-, HR- och IT-processer till ett gemensamt servicecenter med en organisationsmodell med tydliga Lean-influenser.
RESULTAT
Målet var att öka kvalitén samtidigt som kostnadsmassan initialt skulle minska med 15-20%. Lösningen ska dessutom möjliggöra att det nya servicecentrat effektiviserar verksamheten med 3-5% per år. Efter att det servicecentret varit etablerat i knappt ett år är verksamheten på god väg att nå de initiala målen.
Utmaning
Att i en decentraliserad kultur etablera och införa gemensamma arbetsprocesser och rutiner.
PROJEKTBESKRIVNING
Projektet har följt vår Shared Services metodik vilken är uppdelad i fyra faser med fem arbetsströmmar som löper genom hela projektet. Vår projektmetod är starkt Lean-influerad och då framförallt vad det avser att etablera den dagliga styrningen i centrat samt i hur vi tar fram nya och standardiserade arbetsmetoder och processer. Vår metod lägger även stor vikt vid förändringsledning då det är den enskilt största framgångsfaktorn i ett Shared Services projekt.
Förstudien syftade till att etablera vision, nuläge, implementeringsstrategi samt kvantifiera besparingspotentialer och implementeringskostnader. Designfasen fokuserade bland annat på att ta fram en ny organisationsmodell, bemanning samt nya standardiserade processer och tjänster inom samtliga områden. Under pilotfasen testade vi i begränsad skala den nya organisationen och de standardiserade processerna med tillhörande gränssnitt. Baserat på erfarenheterna från piloten kunde vi nu ta fram en detaljerad implementeringsplan. I implementeringsfasen låg huvudfokus på att etablera den nya organisationen, få alla medarbetena på plats och att genomföra arbetsskuggning på alla enheter innan de gick över till centrat.
Samtidigt som arbetet pågick med att föra över enheterna till centrat arbetade vi med att ta fram en tjänstekatalog med tillhörande prismodell och Serviceavtal.
Vi utvecklade och implementerade även en ny styrmodell för allt verksamhetsstöd i kommunen.
