• Styrprocesser som mål, intern kontroll och kvalitetsarbete hanterades i olika system och arbetssätt
• Svårt att koppla ihop mål, verksamhet och ekonomi i uppföljningen
• Hög administrativ belastning i rapportering och sammanställningar
• Begränsad möjlighet att använda uppföljningen som stöd för analys och utveckling
• Genomförd förstudie inför upphandling av nytt systemstöd för planering och uppföljning
• Omfattande behovsanalys baserad på intervjuer med chefer och nyckelpersoner i organisationen
• Analys av kommunens styrprocesser och hur dessa stöds av dagens system
• Marknadsanalys av möjliga lösningar och framtida systemarkitektur
• Framtagande av strategiska vägval för hur kommunens styrning kan digitaliseras
• En samlad bild av verksamhetens behov och prioriteringar
• Tydligt beslutsunderlag inför kommande upphandling av systemstöd
• Ökad samsyn kring hur styrning, uppföljning och analys bör fungera i kommunen
• Förutsättningar för mer datadriven styrning och effektivare uppföljning
Hur kan en kommun skapa en sammanhållen styrning när mål, kvalitetsarbete, intern kontroll och arbetsmiljö följs upp i olika system och processer?
Många kommuner arbetar idag i flera parallella styrprocesser: mål- och resursplan, intern kontroll, kvalitetsarbete och arbetsmiljö. När dessa hanteras i olika system och arbetssätt blir helheten svår att överblicka.
En svensk kommun gav Claesson & Partners i uppdrag att genomföra en förstudie inför upphandling av ett framtida systemstöd för planering, uppföljning och verksamhetsstyrning. Arbetet genomfördes i samarbete med HerbertNathan & Co, som bidrog i delar av marknadsanalysen.
Målet var att skapa en samlad bild av verksamhetens behov och ge ett beslutsunderlag för hur kommunens styrning kan stödjas bättre digitalt.
Arbetet genomfördes i flera steg.
Först kartlades nuläget genom dokumentstudier och intervjuer med chefer och nyckelpersoner från olika förvaltningar i kommunen. Totalt genomfördes intervjuer med representanter från flera verksamhetsområden för att få en bred bild av behov och utmaningar.
Därefter analyserades hur kommunens styrprocesser, såsom mål- och resursplanering, intern kontroll, kvalitetsarbete och arbetsmiljöarbete, fungerar i praktiken och hur dessa stöds av dagens system.
Utifrån analysen genomfördes en marknadsöversikt av möjliga systemlösningar. HerbertNathan & Co bidrog i marknadsanalysen, medan Claesson & Partners ansvarade för behovsanalys, styrningsanalys och sammanställning av beslutsunderlaget.
Resultatet sammanställdes i ett beslutsunderlag med olika vägval för hur kommunen kan utveckla sitt systemstöd framåt.