En stor börsnoterad koncern inom tjänstesektorn stod inför en tydlig utmaning: trots omfattande förändringsinsatser var det svårt att få initiativ att fästa i hela organisationen. Engagemanget var stort, men förändringstakten hög och riktningen spretig. Det behövdes ett nytt angreppssätt för att skapa varaktig förändring och stärka sambandet mellan inköpsarbetet och verksamhetens strategiska mål.
Projektet resulterade i fyra centrala åtgärder som lade grunden för hållbar förändring:
Korsfunktionella kategoriteam och kategoristyrning – tvärfunktionella team fick ansvar för att utveckla och styra utvalda inköpskategorier.
Förändrade ansvar i processerna – roller tydliggjordes och ansvar omdefinierades för att minska silotänk och effektivisera flöden.
Tydligare roller och ansvar inom inköp – en enhetlig struktur stärkte förståelsen för inköpsfunktionens strategiska betydelse.
Ekonomistyrning kopplad till inköpsmål – en ny ekonomistyrning skapades som gjorde det möjligt att mäta resultat kopplat till strategiska mål.
Projektet genererade besparingar på cirka 100 miljoner kronor och lade grunden för långsiktig framgång. Utöver de ekonomiska vinsterna bidrog insatserna till ökad hållbarhet och stärkt efterlevnad av regelverk. Tack vare ett arbetssätt anpassat efter kundens kultur och organisation kunde förändringarna förankras i alla led, från ledning till operativ nivå, och bli en del av verksamhetens DNA.
Två huvudsyften styrde uppdraget:
1. Harmonisera inköpsarbetet över de nordiska länderna för att skapa en gemensam riktning, öka effektiviteten och riskhanteringen samt möta hållbarhetsmålen.
2. Förbättra samarbetet mellan inköpsfunktionen och verksamheten för att konsolidera volymer, öka efterlevnaden och maximera de ekonomiska, miljömässiga och sociala effekterna.
Arbetet inleddes med en nulägesanalys av inköpsorganisationens struktur, processer och styrning i de nordiska länderna. Genom workshops, intervjuer och spendanalyser kartlades skillnader, styrkor och förbättringsområden. Därefter utformades gemensamma arbetssätt och kategoristrukturer, med tydliga ansvarsförhållanden och styrprinciper.
En central del var att skapa en modell för ekonomistyrning som integrerade inköpsmål med verksamhetens övergripande strategier. Det möjliggjorde uppföljning av både finansiella och hållbarhetsrelaterade resultat. För att säkerställa varaktig förändring etablerades gemensamma forum, utbildningsinsatser och uppföljningsrutiner.
Det strukturerade och kulturmedvetna genomförandet gjorde att förändringen inte stannade vid nya processer, utan att den rotades i organisationens arbetssätt och blev en naturlig del av dess långsiktiga utveckling.