Besparingar utan kvalitetsförlust: Spendanalys som nyckelstrategi

Effektiviseringsprojekt med bibehållen kvalitet är något vi ofta hjälper våra kunder med. Därför kommer vi under våren att publicera en rad artiklar om hur större företag och offentlig sektor kan genomföra kostnadsbesparingar utan att kompromissa med kvaliteten. Först ut är vår artikel med fokus inköpsområdet, där spendanalys är en nyckelstrategi. 

 

 

Varför spendanalys?

I takt med att stora svenska organisationer söker vägar för att effektivisera och rationalisera rekommenderar vi att spendanalys prioriteras högre som ett bra verktyg. Spendanalys är inte bara en utgiftsgranskning, utan snarare en strategisk kraftkälla för hållbar ekonomisk styrning, betonar Jakob Sandberg, partner på Claesson & Partners.

Genom en granskning av organisationens utgiftsströmmar, erbjuder spendanalys insikter som är avgörande för att fatta välgrundade beslut. Dessa beslut strävar efter att maximera kostnadseffektiviteten samtidigt som kvaliteten på produkter och tjänster bibehålls eller förbättras. Forskning inom området visar att företag som effektivt genomför spendanalyser löpande upplever en betydande reduktion i sina totala driftskostnader. Besparingarna kan uppgå till 20 procent, samtidigt som de behåller eller förbättrar sin kvalitet.

Ett inspirerande exempel på effektivisering genom spendanalys kommer från ett privat företag under pandemin:

När företaget stod inför inköp av munskydd, uppnådde de betydande kostnadsbesparingar jämfört med en stor region inom offentlig sektor. Jakob noterar att även om regionen hade en större budget, var däremot det privata företagets inköpsstrategi överlägsen. Företaget hade fler inköpare, men kostnaderna blev trots allt lägre totalt. Detta återspeglar inte bara en kvantitativ skillnad, utan framför allt en kvalitativ och strategisk satsning på inköpsfunktionen. Denna inställning visar hur en kvalitetsorienterad spendanalys inte bara är en kostnadsfråga, utan grunden i en strategisk och värdedrivande kärnverksamhet.

Konkreta tips för effektiv spendanalys:

1. Prioritera datakvalitet: Säkerställ att spendanalysens data är noggrant rensad och väl klassificerad. Korrekt data är en förutsättning för att få fram pålitliga utgiftsmönster.

2. Använd teknik som möjliggörare: Använd digital teknik för att automatisera insamling och analys av data, vilket ökar precisionen och effektiviteten i processen.

3. Säkerställ fördjupade kategoriinsikter: Detaljera utgifterna i specifika kategorier för att enklare identifiera möjliga kostnadsreduktioner utan att påverka kvaliteten.

4. Inkludera hållbarhet i spendanalysen: Integrera hållbarhet i spendanalysen. Det ökar inte bara det sociala och miljömässiga ansvaret, men kan också bidra till långsiktiga kostnadsbesparingar och förbättrad företagsimage.

Använd sedan insikterna från spendanalysen för att bygga relationer med leverantörer. En djupare förståelse för kostnadsstrukturen kan leda till mer fördelaktiga avtal och långsiktiga relationer.

Vidare läsning

För ytterligare insikter rekommenderas böcker av Peter Kraljic, vars Kraljic-matris har transformerat synen på inköpsstrategier, och Robert S. Kaplan, känd för sina bidrag inom aktivitetsbaserad kostnadskalkylering. Dessa teorier och analyser är värdefulla för att effektivisera spendanalysen och underbygger den strategiska betydelsen av att skapa balans mellan kostnadseffektivitet och kvalitetsbevarande.

Relaterade artiklar


Performance management systems, styrmodeller eller system för ledning och styrning som det kan översättas till på svenska, är ett område…



Automatisering har legat högt på agendan under de senaste åren. Dessvärre är det många organisationer som inte får ut full…



I jakten på balansen mellan ekonomisk disciplin och bevarandet av kvalitet samt konkurrenskraft, framstår fortfarande Shared Service Centers (SSC) som…



Vi fortsätter vår artikelserie om  kostnadsbesparingar med bibehållen kvalitet. I denna artikel fokuserar vi  på områdena tjänste- och organisationsdesign för…