Lyckas med SSC och spara pengar

I jakten på balansen mellan ekonomisk disciplin och bevarandet av kvalitet samt konkurrenskraft, framstår fortfarande Shared Service Centers (SSC) som en relevant strategi för offentlig sektor och större privata organisationer. En implementering av ett SSC innebär dock mer än en omstrukturering av administrativa funktioner. Det kräver en djupgående förändring både utifrån ett kultur- och processperspektiv, där förändringsledning är en avgörande komponent för att säkerställa ett framgångsrikt SSC.

Att tänka på vid implementeringen av SSC

En vanlig uppfattning är att Shared Service Centers (SSC) endast innebär att personal samlas på en plats. Detta tillvägagångssätt är något som brukar kallas för ”lift-and-shift” och tar inte vara på den stora potentialen med att etablera ett SSC. För att uppnå dess potential behöver en organisation nyttja de skalfördelar som finns i en gemensam hantering av standardiserade processer, utnyttjande av gemensamma system och erfarenhetsutbyte. I verkligheten representerar SSC en strategi för att kombinera de decentraliserade enheternas unika värden med centrala effektivitetsvinster. Genom denna modell uppnår organisationer en win-win-situation, där vi inte nog kan betona att det handlar om mycket mer än bara samlokalisering.

Ett vanligt misstag i implementeringen av SSC är att underskatta komplexiteten i övergången från decentraliserade till centraliserade funktioner. Detta kan leda till bristande förberedelse och resursallokering, vilket i sin tur kan påverka tjänstekvaliteten och medarbetarnöjdheten negativt. Implementeringen av ett SSC bör inledas med en analys som identifierar specifika behov och potential för centralisering inom organisationen. Detta steg är avgörande för att säkerställa att SSC-modellen anpassas effektivt till organisationens unika struktur och mål. Vid felbedömningar kan det leda till en missanpassad centraliseringsstrategi som inte levererar det förväntade värdet.

Förändringsledningens roll

Förändringsledningen är kärnan i en lyckad SSC-implementering. Motstånd mot förändring är vanligt och utan ett aktivt engagemang och stöd från ledningen kan projektet stöta på betydande hinder. Vikten av att bygga en inkluderande kultur som värderar feedback och öppen kommunikation kan inte underskattas.

Exempel från ett projekt

I en svensk kommun ledde vi ett projekt för att centralisera ekonomi- och HR-funktionerna till ett SSC. Det fanns ett starkt motstånd från personalen för de såg inte värdet med ett SSC och var oroliga för sina jobb. Vi insåg från vår sida att utan en kulturell förändring och tydlig strukturerad kommunikation skulle implementeringen misslyckas och leda till missnöjdhet bland medarbetarna samt ineffektivitet. Genom att engagera medarbetarna i processen, visa på konkreta fördelar och framför allt lyssna, vändes skepticism till stöd. Omställningen resulterade i en mer effektiv organisation där resurser kunde omfördelas till att stärka kärnverksamheten, något som hade varit omöjligt utan samordningen och den kulturella förändringen.

Tekniska förutsättningar

En stark och flexibel IT-infrastruktur är också en framgångsfaktor för ett effektivt SSC. Detta omfattar inte bara kapaciteten att hantera stora datamängder, utan också förmågan att integrera olika system och processer på ett sätt som stöder organisationens övergripande mål och verksamhetsmodell. Denna aspekt behöver prioriteras för att undvika ineffektiva system som komplicerar mer än de förenklar.

Kontinuerlig optimering

Ett framgångsrikt SSC är inte ett statiskt mål, utan en dynamisk process som kräver kontinuerlig uppmärksamhet och förbättring. Detta innebär regelbundna utvärderingar av processer, prestationer och teknologianvändning för att identifiera och implementera förbättringar. Om den kontinuerliga utvärderingen inte tas i beaktning kan det snarare leda till stagnation och förlorade möjligheter till ytterligare effektiviseringar och besparingar.

Relaterade artiklar