I andra delen av vår artikelserie som handlar om kostnadsbesparingar med bibehållen kvalitet, tar vi upp att processoptimering av administrativa processer fortfarande är en strategi för framtiden. Genom att fokusera på att standardisera, digitalisera och automatisera administrativa processer kan organisationer uppnå betydande effektivitetsvinster.

Investeringar i optimering av administrativa processer erbjuder en bra möjlighet för snabb och mätbar återbäring på investeringen (ROI). Genom att fokusera på att standardisera, digitalisera och automatisera dessa processer, kan organisationer uppnå betydande effektivitetsvinster. Detta leder inte endast till direkta kostnadsbesparingar, utan även till förbättrad servicekvalitet och snabbare genomloppstider.

Ett centralt argument för varför organisationer bör investera i att förbättra administrativa processer är den direkta kopplingen mellan processoptimering och kostnadsbesparing. Vår erfarenhet är att effektiviseringsåtgärder inom administrativa funktioner kan leda till effektivitetsvinster på upp till 40 procent. Optimeringen uppnås genom enkla åtgärder som att eliminera onödiga arbetsmoment och skapa mer effektiva arbetsflöden. Dessa åtgärder kan snabbt minska de administrativa kostnaderna och därmed leverera en snabb ROI.

Genom att effektivisera administrativa processer kan organisationer även erbjuda snabbare och mer tillförlitliga tjänster till sina användare. Denna förbättring i serviceleverans bidrar inte bara till högre kundnöjdhet, utan kan också fungera som en differentierande faktor i en konkurrensutsatt marknad.

Optimering av processer

Kärnan i vår strategi för att uppnå dessa mål är en översyn och optimering av befintliga processer. Genom en noggrann processöversyn genom kartläggningar och insamling av data, kan vi identifiera förbättringar och eliminera onödigt slöseri. Det andra steget, som många organisationer dessvärre slarvar med, är att fokusera på effekthemtagning och effekthantering. Detta gäller både offentlig och privat sektor, där många gör misstaget att förvänta sig besparingar utan att strategiskt omfördela eller minska på resurserna.

Ständiga förbättringar som en del av kulturen

Att införliva en kultur av ständiga förbättringar är essentiellt. Vår kollega Julia Säw, betonar hur processförbättring och Lean kan ge särskilt positiva resultat när det blir en integrerad del av organisationens DNA. Organisationer kan uppnå stora framsteg över tid genom att göra inkrementella förbättringar kontinuerligt.

Fem praktiska tips för framgångsrik processoptimering:

1. Starta med en processinventering: Börja med att kartlägga era nuvarande processer. Identifiera vilka som är kritiska för er verksamhet och var det finns utrymme för förbättring.

2. Engagera teamet: Processförbättringar bör inte ske i ett vakuum. Engagera ditt team i att identifiera flaskhalsar och föreslå lösningar.

3. Prioritera utifrån fakta baserad på data: Använd data för att prioritera vilka förbättringar som ska genomföras först. Fokusera på de områden där du kan få störst effekt. Testa till exempel process mining.

4. Mät och upprepa: Implementera förändringarna, mät resultaten och justera baserat på vad utfallet visar. Ständiga förbättringar betyder med andra ord att du aldrig kan bli klar med processoptimeringen.

5. Säkerställ ett engagerat ledarskap: En central framgångsfaktor för att driva ett kontinuerligt förbättringsarbete är att säkerställa ett engagerat och starkt ledarskap samt att ställa krav att nödvändiga kunskaper finns hos både ledning och chefer.

Vidare läsning

För en mer inriktad läsning på processförbättringar inom administrativa funktioner är böcker av Thomas H. Davenport samt James P. Womack och Daniel T. Jones bra läsning. Deras arbete erbjuder praktiska råd och strategier för att uppnå optimal prestation och innovation i administrativa miljöer.